Convertir archivos de Office 2007 a versiones anteriores

La nueva versión de Microsoft Office 2007 incorpora muchos cambios con respecto a las anteriores. Muchos de estos cambios tienen que ver con la seguridad, o con la organización visual de las funciones que incorpora. Pero una de las más importantes, y que más impacta en los usuarios, es el nuevo formato de archivos, que ya no es compatible con las versiones anteriores. Por ejemplo, en Word 2007 los archivos se guardarán por defecto en DOCX, a diferencia del formato DOC que usaron todas las versiones anteriores.

Así, en Excel 2007 tendremos XLSX en lugar de XLS, y en PowerPoint 2007 será PPTX en vez de PPT. Pero no se trata de un simple cambio en la extensión de los archivos, sino que la estructura interna de los mismos es completamente nueva, de modo que es imposible abrirlos en una PC con alguna versión anterior de Office.

Por esto, si pensamos abrir nuestros archivos desde otra PC, es conveniente tener la precaución de guardarlos en el formato antiguo, es decir, DOC, XLS ó PPT, siguiendo los ejemplos anteriores. Esto lo haremos desde Office 2007 al guardar nuestro archivo, vamos al nuevo botón de Office en la esquina superior izquierda, “Guardar como” y luego en “Documento de Word 97-2003”, por ejemplo, en el caso de Word. Así nos aseguramos que nuestro archivo se podrá abrir desde cualquier PC con una versión anterior de Office.

Pero si nos hemos olvidado de este detalle, ó nos han mandado archivos en los nuevos formatos y no contamos con Office 2007 para abrirlos, tenemos algunas soluciones alternativas que nos ayudarán a salir del paso.

La primera opción es descargar e instalar el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivos de Word, Excel y PowerPoint 2007. Este paquete de 27.6 MB nos permitirá no sólo abrir, sino también editar y guardar archivos en los nuevos formatos desde Office 2000 con Service Pack 3, Office XP (2002) Service Pack 3 y Office 2003 Service Pack 1. Además, debemos contar con Windows 2000 SP4, Windows 2003 Server, Windows XP SP1 ó SP2, ó Windows Vista.

Si se nos complica la descarga ó instalación de este paquete, o tenemos una versión que no cumple los requisitos (como Office 97) tenemos algunas alternativas para convertir estos archivos on-line. Una de las mejores en Zamzar, que nos permitirá, en cuatro simples pasos, convertir nuestro archivo.

En el Paso 1 le damos a “Examinar” y cargamos nuestro archivo (por ejemplo, un DOCX). En el Paso 2 seleccionamos a qué formato lo queremos convertir (por ejemplo, DOC). En el Paso 3 ingresamos nuestra dirección de mail a donde nos enviarán el archivo convertido. Y en el Paso 4 simplemente hacemos clic en “Convert”. Con esto les estamos enviando nuestro archivo, y en unos minutos nos enviarán nuestro archivo convertido a nuestra dirección de mail.

Para finalizar, es bueno saber que Zamzar no sólo sirve para convertir archivos de Office, sino también archivos de imágenes, audio, video y archivos comprimidos.