¿Por qué un software ERP es fundamental para la gestión de la empresa actual?
Las compañías que quieren crecer ordenadamente necesitan un sistema que se encargue de centralizar la información.
Seguro que has oído hablar del ERP. Aunque cada vez es más mencionado, realmente no se suele explicar mucho sobre él, por qué merece la pena y cómo se distingue de otras soluciones que se usan en el día a día profesional.
Definición de ERP
El ERP (Enterprise Resource Planning, o planificación de recursos empresariales), es un software que integra y gestiona los procesos más importantes de la empresa: desde facturar y hacer nóminas hasta controlar el almacén, la compra, la venta o la gestión financiera. Lo fundamental es que todo esté conectado en el mismo lugar, no en programas separados que no se entiendan entre sí.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un ERP?
Veamos cuáles son los más importantes:
Visión global
Toda la información se encuentra en un solo lugar y es posible generar informes sin que se junten los datos de varias fuentes.
Reducción de los errores
Al automatizarse los procesos como el cálculo del IVA o la actualización del stock, se evitan los errores humanos.
Ahorro de tiempo
No tienes que estar repitiendo la misma tarea en varios programas, lo tienes todo en uno solo.
Mejor control
Se sabe qué es lo que hay en el almacén, las facturas que están pendientes, qué clientes tienen una deuda, etc.
Escalabilidad
Con un ERP de calidad es posible crecer sin que haya que estar cambiando el sistema conforme la empresa se va haciendo más grande.
En el día a día, esto lo podemos traducir en cosas concretas. Por poner un ejemplo, una pyme del sector logístico gracias a este software puede contar con un modelo de factura para rellenar y ahora ya no perderá horas controlando de manera manual qué pedidos se habían entregado y cuáles no, todo estará automatizado. El sistema sabe cuándo se recogerá el pedido, el momento en que se va a entregar y actualizará el estado en tiempo real.
La integración entre nóminas, ERP y la gestión del almacén
Entre los puntos más importantes que podemos destacar del ERP es su capacidad de integración con otro tipo de soluciones:
Nóminas
El ERP conecta con el sistema de gestión de personal, con el que se calculan de forma automática los costes laborales, las horas extras y se vincula todo con la producción o los proyectos.
Almacén
El control de stock se actualizará en tiempo real dependiendo de las entradas y salidas de los productos. Esto evitará sobrestocks o escasez de material.
Facturación y e impuestos
El ERP lo que hace es registrar de manera automática las facturas que se emiten y reciben, realiza el cálculo del IVA y prepara todo para que se pueda realizar la presentación del modelo 303, que se hace directamente a Hacienda.
Con dicha integración se reduce la carga de trabajo manual y los datos financieros, laborales y de stock, la empresa se asegura de que sean coherentes.
Criterios importantes para elegir un buen ERP
Todos los ERPs no son iguales. Si quieres escoger realmente uno que te sirva, deberás tener en cuenta los siguientes factores:
Tamaño de la empresa
Una pyme no necesita un ERP de gran complejidad como sí lo precisa una gran corporación.
Sector en concreto
Existen ERPs pensados para la logística, asesorías, industria o para el comercio.
Facilidad de uso
Cuando el sistema es muy complejo, es más difícil que los empleados lo usen bien.
Integraciones disponibles
Deberá conectarse con las nóminas, el almacén, facturación, etc.
Coste total
No hablamos solamente del precio inicial, también de su mantenimiento, las actualizaciones y de la formación.
Actualizaciones y soporte
Se hace vital que la empresa que lo ofrezca cuente con una buena atención al cliente y que el software disponga de las actualizaciones necesarias.
Soporte y actualizaciones
La empresa que lo ofrezca es necesario que tenga buena respuesta al usuario y mantenga el software actualizado.
¿Qué escenarios existen dependiendo de la clase de empresa?
Vamos a dar un repaso:
Pymes
Lo mejor en estos casos es que sea sencillo, económico y sencillo de utilizar. Debe cubrir lo básico, la facturación, control de stock, gestión de proveedores y clientes y preparación de impuestos. No necesitamos un sistema sobrecargado.
Asesorías
La asesoría precisa un ERP con el que gestionar muchos clientes, controlar los tiempos, generar facturas recurrentes y que estén visibles los datos tributarios.
Empresas logísticas
Deberá contar con un módulo fuerte de gestión de almacén, control de los pedidos, seguimiento de las entregas y tendrá que estar integrado con los sistemas de transporte. La velocidad y la precisión son importantes.
Empresas de servicios
Para este tipo de compañías, lo suyo es que el ERP permita la gestión de los proyectos, tiempos dedicados, costes por cada proyecto, así como facturación por horas o entrega.
Conclusión
El software ERP no es un programa más, es básico a la hora de gestionar una empresa. Si se usa bien se simplifican los procesos, hay menos errores, se ahorra tiempo y se conoce mejor lo que sucede en la compañía.